(デジタル収納)年賀状のラクラク管理にデジタル収納ーーーScanSnap ix100 とEvrnote を活用
ずぼらワーキングマザーのmikky、宝塚市の整理収納アドバイザーです。
「ScanSnap整理収納パートナー」として、日々暮らしに役立つ工夫もご提案しています。
2020年、初ブログです。
遅ればせながら、本年もどうぞよろしくお願いいたします。
お正月の恒例行事と言えば、「年賀状」。
ズボラな私ですが、年賀状はSNSなどではなく、紙派。
枚数は多くありませんが、一枚一枚めくりながら、久しく会っていない友人の近況を知ったりしています。
さあ、さてその年賀状、後の処理はどうされていますか？
私は手紙類を捨てられないたちで、これまでは、気の済むまで、何年分も保管していました。
そして、ご想像の通り、保管場所に困っていました。
何パターンか試してみましたので、気がついた点と共にご紹介したいと思います。
まず何故スキャン保存をするのか、皆さんそれぞれの目的があるかと思います。
ａ. 思い出を残したい
ｂ.誰から来たか、管理したい
ｃ.枚数が多いので、探しやすくしたい
他にもあるかも知れませんね。
私は、明らかに「ａ.思い出を残したい」。
枚数は数十枚程度と、そんなに多くありません。
これまで以下のように実験しています。
★Evernoteの1つのノートの中に、その年の年賀状、喪中や住所変更のお知らせを入れます。
★ノートの中のファイルの状態は
①賀状を１枚ずつのファイルにする。
②賀状全てを１つのファイルにする。
私の場合は、枚数が大したことないので、②賀状全てを、１つのファイルにすることで十分。
1枚ずつのファイルにされる方はファイル名を差出人にする等、区別する必要がありますね。
★ScanSnapでのスキャンは、ハガキの表、裏の順で連続スキャン。
並び順は特にこだわりはありませんが、届いた順→喪中連絡→宛先不明で戻った・・・という順でしょうか？
50音で並べるなど、お好みで良いと思います。
●但し、1ファイルでEvernoteのノート１つに保存されてしまうので、ハガキを１枚ずつスキャンした場合は、別のフォルダに一旦保存して、まとめてEvernoteのひとつのノートに保存しなければなりません。
●但し、「手書き」「縦書き」「斜めにスキャンしてしまった」等の文字は検索が苦手なようです。
実際、「旧年中」というワードをEvernoteで検索すると、活字の横書きは検索できました！
手書きや縦書きは検索に引っ掛かりませんでした。
↑↑↑↑↑「年賀状」というノートブック名をつけ、ノート名は「202001年賀状」（2020年1月の年賀状の意味）。一つのファイルにまとめた年賀状のpdfを保存した状態です。
Evernoteのノートブック名を「年賀状」等にしておけば、毎年ノートブックに貯めていくことができます。
もっと他にも、整理アイデアがありましたら、是非教えて下さいm(_ _)m。
活用方法としては来年の年賀状作成の季節に、住所のメンテをしたり、どんなのが来てたかな～？というのをすぐに確認できますね、
なんなら、通勤電車の中で見ることも可能（？！）。
スキャンした年賀状の原本は、処分しても良いし、捨てるのに忍びなかったら、引き出しの奥底や邪魔にならないところに入れてもＯＫ！
だって、すぐにEvernoteで見れるもん！
思い出はしっかり残しながら、快適な生活を送れそうです。
皆さんの年賀状整理のご参考になれば幸いです。
「今日を変える 明日が変わる」
どんな小さなモノでも、積み重ねれば、大きな成果になると信じて、これからも取り組みたいと思います。
